案例:L女士,30歲,她是一家園林綠化公司的副總工程師兼辦公室主任,她兒子剛剛10個(gè)月,今年1月給自己做了一份滿意的年度計(jì)劃,但是這剛剛才3月,執(zhí)行計(jì)劃的過程中就遇到了挑戰(zhàn):
我想考注冊(cè)綠化工程師,考口譯證,提高項(xiàng)目審查能力,還要照顧孩子,平時(shí)也想看看電影和看書,但是這些計(jì)劃總是完成不了,我感覺到特別焦慮,小強(qiáng),我該怎么辦呢?別急,我們先來看看她年度計(jì)劃的九宮格吧(部分):
看完后,你有什么建議給到她嗎?來看看我們?cè)陂L(zhǎng)達(dá)1.5小時(shí)的交流中,共同發(fā)現(xiàn)的問題和解決方案吧:
1. 過于樂觀地估計(jì)時(shí)間資源
開始的時(shí)候她很興奮地跟我談起自己想要的生活狀態(tài):每天騎自行車上班,白天努力工作,騰出時(shí)間提升專業(yè)能力,晚上陪孩子,有空的時(shí)候看看書、跟老公看看電影。
于是我問:「做這些事都需要時(shí)間,你有沒有盤點(diǎn)過自己的時(shí)間資源有多少?」
她愣了一下說:「沒盤點(diǎn)過」,于是我們一起開始盤點(diǎn):每天屬于自己的時(shí)間有多少?
早晨 5-7 點(diǎn) 2個(gè)小時(shí),她很努力,也很規(guī)律,晚上和孩子10點(diǎn)睡覺,早晨5點(diǎn)起床,有兩個(gè)小時(shí)屬于自己的時(shí)間。
上下班路上,加起來40分鐘
所以,簡(jiǎn)單算起來,每天的自由時(shí)間有2.5小時(shí),那么如果把年度計(jì)劃都實(shí)現(xiàn)的話,每天需要多少自由時(shí)間呢?我們簡(jiǎn)單計(jì)算一下發(fā)現(xiàn)是:4小時(shí)。
這意味著她過于樂觀地估計(jì)了自己的時(shí)間資源,制作了一份注定無法實(shí)現(xiàn)的年度計(jì)劃!
其實(shí)很多人都容易進(jìn)去這個(gè)誤區(qū),把計(jì)劃和執(zhí)行、消耗時(shí)間和擁有時(shí)間割裂開來了,很興奮地按照想象中的樣子制定計(jì)劃,而不考慮可行性,很激動(dòng)地給自己安排了很多事情,卻不考慮有多少時(shí)間資源。
如果說你想做的事情就像一大片湖水那么多,你最終能搞定多少不是由湖水的量決定的,而是由舀水的杯子大小決定的,這個(gè)杯子的大小就是你時(shí)間資源的多少。
2.愿景沒有孵化為目標(biāo)
L女士的年度計(jì)劃里有一條:「項(xiàng)目審查水平提高。」(背景是這樣的,他們的綠化方案要提交給政府審核,如果審核不能通過就會(huì)降低她們公司的信譽(yù),所以他們會(huì)內(nèi)部先審查一下,通過內(nèi)部審核的方案才會(huì)上報(bào)到相關(guān)部門。)
那我會(huì)問一個(gè)問題:「怎么才能夠提高項(xiàng)目審查水平呢?」她回答說:「所以我才要考注冊(cè)綠化工程師啊,通過不斷學(xué)習(xí)來提高項(xiàng)目審查水平?!?/span>
但我認(rèn)為這么做是事倍功半的,因?yàn)樗x擇的是自己最可控的路(她學(xué)習(xí)能力很強(qiáng)),而不是解決問題最有效的路。我們決定回到起點(diǎn)重新開始,我們都同意「項(xiàng)目審查水平提高」是一個(gè)愿景,而不是一個(gè)目標(biāo),那么把它孵化成目標(biāo)是什么呢?
定義它:怎么就算是審查水平提高了呢?現(xiàn)在只有60%左右的方案能通過相關(guān)部門審核,如果把這個(gè)數(shù)值提高到80%,就算「審查水平提高了」。
關(guān)鍵人:誰決定方案是否通過?是那些評(píng)審委員和專家教授,而不是自己。
所以我們共同找到兩個(gè)解決方案,一個(gè)慢方案,一個(gè)快方案:
快方案:L女士認(rèn)識(shí)兩個(gè)評(píng)審委員會(huì)的專家,那么可以多找他們聊聊,歸納出一個(gè)「項(xiàng)目審查火坑手冊(cè)」,把審核項(xiàng)目中通常會(huì)出現(xiàn)的問題全部都列出來。L女士她們審查項(xiàng)目的時(shí)候,就拿這個(gè)手冊(cè)去對(duì)照,隨著這個(gè)手冊(cè)越來越豐富,那么項(xiàng)目審查水平就會(huì)跟著提高,這就形成了自己的系統(tǒng)。
慢方案:當(dāng)然就是通過各種學(xué)習(xí)提高自己的能力和經(jīng)驗(yàn),然后再把經(jīng)驗(yàn)傳遞給其他同事。
聊到這塊我們都很開心,因?yàn)檫@個(gè)「快方案」比之前的愿景要靠譜多了,會(huì)節(jié)省很多時(shí)間,減少很多焦慮。
為什么之前L女士沒有想到這個(gè)方案呢?
我覺得是因?yàn)樽黾夹g(shù)出身的人總是習(xí)慣性地從「事情」的角度來解決問題,而很少去想如何從「人」的角度來解決問題,我原來也是做技術(shù)的,深有感觸。
3.光想做加法,沒想著做減法
盡管通過前面的討論,年度計(jì)劃已經(jīng)越來越靠譜了,但是時(shí)間資源不夠的問題仍然沒有解決?。课覀冎荒茏鰷p法,減少自己的欲望和目標(biāo),才能釋放出大塊的時(shí)間資源,只是通過閃轉(zhuǎn)騰挪、擠時(shí)間的方式,沒辦法有質(zhì)的改變。那把哪個(gè)目標(biāo)砍掉呢?都是自己特別想要的啊,真的不忍心,我們又一起過了一遍年度目標(biāo),我們把大刀架在了「口譯初級(jí)證」這個(gè)目標(biāo)的頭上,為什么選它呢?
還是從這個(gè)目標(biāo)背后的考慮來說,L女士想考口譯初級(jí)證是覺得英語很重要,同時(shí)到國外旅行的時(shí)候能更好地交流,或許還能交幾個(gè)外國好朋友。為了考這個(gè)證每天得拿出1個(gè)小時(shí)的時(shí)間學(xué)習(xí),一年就要365小時(shí)。
做做減法會(huì)怎么樣?能否通過做其他事情也能達(dá)到提高英語交流能力的目的?
當(dāng)然有,L女士決定「每天跟著讀英語」,這樣每天只需要20分鐘時(shí)間,一下釋放出了243個(gè)小時(shí)!這些時(shí)間就可以用來做點(diǎn)別的事情了。
最后我們還討論出一個(gè)重要決定:放棄掉辦公室主任的角色,專注在專業(yè)發(fā)展這條線上,這都是在做減法。整個(gè)對(duì)話結(jié)束之后,我們都有一種豁然開朗的感覺,這真的很棒。
結(jié)語
是什么促使我寫出這篇文章?L女士如果沒有意識(shí)到問題,特別是意識(shí)到問題的嚴(yán)重性,就不會(huì)產(chǎn)生這次談話。我和她都覺得問題就是轉(zhuǎn)機(jī),腦袋里冒出的問題就像蝴蝶扇動(dòng)的翅膀,帶動(dòng)了我們的談話、促成了這篇文章、影響了一些讀者。這些讀者又會(huì)有些收獲和改變,再對(duì)身邊人產(chǎn)生影響……所以,我真的很喜歡實(shí)踐、交流和寫文章,這或許就是我寫了 10 年時(shí)間管理文章的動(dòng)力所在。
作者 | 鄒小強(qiáng),10 年時(shí)間管理實(shí)踐者,《小強(qiáng)升職記》作者
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